Des honoraires prélevés à tort, des procès-verbaux d’assemblée générale avec des résultats de vote incompréhensibles, des syndics réélus alors qu’ils auraient dû céder la place : les professionnels et les associations représentant les copropriétaires dressent un constat sévère à l’issue de la période de crise sanitaire qui vient de s’écouler.
Pendant plus d’un an, en raison des règles de distanciation sociale, les assemblées générales de copropriété n’ont en effet pas pu se tenir normalement. En lieu et place de la réunion annuelle au cours de laquelle tous les copropriétaires se rassemblent pour prendre des décisions concernant l’immeuble, les assemblées se sont tenues par correspondance.
Un formulaire comprenant des cases à cocher en fonction de la décision soumise au vote était envoyé aux copropriétaires en même temps que la convocation d’assemblée. Dans certains cas, des réunions en visioconférence ont été organisées en complément du vote par correspondance. Aujourd’hui, « c’est la fin de cette période d’exception : les syndics avaient jusqu’au 30 septembre 2021 pour tenir leur assemblée de manière uniquement dématérialisée », rappelle Eric Audineau, avocat au barreau de Paris.
La loi relative à la gestion de la sortie de la crise promulguée le 31 mai avait également rendu possible, pour un copropriétaire, le fait de détenir plus de trois pouvoirs si le total des voix dont il disposait lui-même et de celles de ses mandants n’excédait pas 15 % des voix, contre 10 % en temps normal. Ces mesures dérogatoires ont également pris fin.
« Ce retour à la normale est une bonne nouvelle : même si le vote par correspondance nous a rendu de grands services et a permis de parer au plus pressé, les grands travaux ont été bloqués. Il est très difficile de prendre des décisions importantes sans pouvoir échanger de visu », constate Danielle Dubrac, présidente de l’Union des syndicats de l’immobilier (Unis).
De nouvelles habitudes de vote
Pour autant, le retour à la normale risque d’être tout relatif. « Une partie des copropriétaires a pris l’habitude de voter par correspondance ou de participer à l’assemblée par visioconférence et cela va perdurer », pense Antonio Pinto, PDG du syndic de copropriété Bellman.
Ces nouvelles méthodes peuvent permettre à des personnes qui ne venaient pas en assemblée et ne pouvaient pas s’exprimer de le faire. « Mais voter par correspondance n’est pas la même chose que participer à une réunion au cours de laquelle on peut débattre, et ne plus revenir en assemblée présente le risque de perdre de vue les enjeux », craint Francis Bourriaud, directeur général de Syndicalur, courtier en syndic et conseil en copropriété.
Les copropriétaires conservent, en effet, ces nouveaux moyens de participer à l’assemblée, en dépit de la fin de la période d’urgence sanitaire. L’article 17-1-A de la loi du 10 juillet 1965, qui régit les immeubles en copropriété, prévoit que les copropriétaires peuvent voter de quatre manières différentes : en assistant physiquement à l’assemblée, en donnant un mandat à un copropriétaire ou à un tiers, en votant par correspondance, ou, enfin, en assistant à l’assemblée par un dispositif audio ou vidéo si une assemblée générale en a préalablement adopté les modalités techniques. Lors de la convocation d’assemblée, doivent donc être joints un mandat et un formulaire de vote par correspondance.
« Ces nouveaux moyens de vote risquent de créer de la confusion dans les résultats d’assemblée avec des possibles contestations judiciaires à la clé », s’inquiète Eric Audineau.
Autre frein au retour à la normale : certaines copropriétés ont connu des irrégularités dans leur gestion pendant cette période. « Une bonne partie des copropriétés que je conseille ont constaté des erreurs ou des inexactitudes dans les procès-verbaux de leurs assemblées générales », témoigne Francis Bourriaud. Même constat pour l’Association des responsables de copropriété (ARC), qui dénonce des abus de la part des syndics ces derniers mois, en raison de l’impossibilité des copropriétaires de se réunir.
Contrôle du dépouillement
Le vote par correspondance pose, en effet, le problème du contrôle du dépouillement des formulaires reçus. Le syndic reçoit les bulletins et les dépouille seul sans contrôle des copropriétaires ou d’un tiers, avec les risques d’erreurs que cela comporte. Rien ne garantit que tous les bulletins soient bien comptabilisés et que le résultat du vote soit retranscrit correctement.
« En se consultant et en recoupant leurs votes, certains copropriétaires ont, par exemple, constaté que le syndic avait été réélu selon le procès-verbal d’assemblée alors qu’il n’aurait pas dû l’être », regrette M. Bourriaud, qui estime que les petits syndics indépendants ont généralement mieux respecté les règles que les grands groupes.
Dans certains cas, les formulaires de vote étaient rédigés de façon à ne pas permettre aux copropriétaires de choisir la durée de mandat du syndic qui a ainsi été réélu pour trois ans, la durée maximale autorisée, alors que les copropriétaires auraient préféré une durée d’un an. L’Association des responsables de copropriété (ARC) fait également état de formulaires ne permettant pas de voter pour un concurrent du syndic en place même si les copropriétaires avaient demandé l’inscription de la résolution à l’ordre du jour.
Des irrégularités ont également été constatées sur le vote des travaux. Les syndics reçoivent des honoraires pour la commande et le suivi des travaux votés. Mais leur montant doit être défini par l’assemblée. Certains syndics ont profité du formulaire par correspondance pour fixer eux-mêmes ces honoraires.
« Et dans certaines copropriétés, les travaux ont été votés en dépit de l’opposition d’une majorité de copropriétaires. Maintenant, la copropriété doit se lancer dans une procédure pour attaquer l’assemblée », s’indigne M. Bourriaud. La reprise des assemblées en présentiel devrait permettre de régler ces situations et de remettre de l’ordre dans la gestion des copropriétés, qui auront beaucoup à faire dans les mois qui viennent.
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